Valtuutetut käyttäjät (Lisää osallistujia...)

VALTUUTETUT KÄYTTÄJÄT

Kansioiden tai lomakkeiden valtuuttaminen

Kirjaudu Kotopron käyttöliittymään omilla tunnuksillasi. Avaa kansio tai lomake, jonka haluat valtuuttaa.

Kansion ja lomakkeen yläosassa on teksti – LISÄÄ OSALLISTUJIA , jota painamalla avautuu kenttä, johon voidaan kirjoittaa valtuutettavan henkilön sähköpostiosoite.

Lisää käyttäjä sähköpostiosoitteella -kenttään kirjoitetaan valtuutettavan henkilön sähköpostiosoite tai valitaan nimi Ylläpidon kautta lisätyistä henkilöitä.

Sähköpostiosoitteen kirjoittamisen jälkeen paina kentän alapuolelle ilmestyvää tekstiä – Lisää käyttäjä sähköpostiosoitteella …, jolloin järjestelmä tallentaa sähköpostiosoitteen em. kenttään.

Paina seuraavaksi VOI KATSELLA tai VOI MUOKATA -painiketta sen mukaan, kummat oikeudet haluat antaa.

Valinnalla – VOI KATSELLA valtuutettu pääsee lukemaan kansion tai lomakkeen sisältöä ja valinnalla VOI MUOKATA valtuutettu voi tehdä muutoksia kansion alla oleviin lomakkeisiin tai valtuutettuun lomakkeeseen.

Kun olet kerran valtuuttanut jonkun henkilön, on hänellä henkilökohtainen käyttöliittymä Kotopro -palvelussa. Henkilökohtaisessa käyttöliittymässä ei ole käytössä muita kuin valtuutettuja kansioita / lomakkeita.

Mikäli valtuutat samalle henkilölle myöhemmin jonkin toisen kansion / lomakkeen, avautuu ko. kansio / lomake hänen käytössä olevaan käyttöliittymään. Uusista valtuutuksista ei valtuutetulle tule erillistä viestiä vaan valtuutetut kansiot / lomakkeet avautuvat hänen käyttöliittymäänsä. On siis hyvä informoida valtuutettua esim. tekstiviestillä avatusta uudesta valtuutuksesta.

Ensimmäistä kertaa valtuutetulle henkilölle lähetetään sähköposti Kotopro -palvelusta. Sähköposti sisältää linkin Kotopron kirjautumissivulle. Valtuutettu henkilö luo itselleen käyttäjätunnuksen sivulla ja kirjautuu Kotopro -palveluun. Mikäli valtuutettu henkilö ei saa sähköpostia Kotopro -palvelusta, on syytä tarkastaa, ettei sähköposti ole ohjautunut roskapostikansioon. Usein sähköpostisuodatin asettaa roskapostiksi sellaiset sähköpostit, jotka on lähetetty palvelimelta ja sisältävät internetlinkin jollekin sivulle. Vaikka Kotopro -palvelimella on luotettavuussertifikaatti, voi lähetetyt sähköpostit ohjautua roskapostikansioon vastaanottajan sähköpostipalvelimelta.