Käytön perusteet

KÄYTÖN PERUSTEET

Sisäänkirjautuminen 

Kirjautuminen voidaan toteuttaa osoitteesta https://app.kotopro.com/                                                                                                                                

Klikkauksen jälkeen avautuu kirjautumissivu, johon syötetään pääkäyttäjän lähettämä käyttäjätunnus ja salasana niille kuuluville riveille. 

Jos olet unohtanut salasanasi, klikkaa ”Kirjaudu sisään” tekstin alapuolella olevaa linkkiä ”Unohtuiko sanasana?.

Salasanan uusimiseksi kirjoita oma sähköpostiosoite avoimeen kenttään ja paina ”Lähetä” painiketta. Järjestelmä lähettää sinulle uuden salasanan sähköpostiisi, jonka avulla voit kirjautua palveluun. 

Voit vaihtaa salasanan tai muuttaa kirjautumistietojasi palvelun oikeasta kulmasta klikkaamalla omaa sähköpostiosoitettasi. Voit muuttaa: - perustietojasi - allekirjoitusta - salasanaasi - käyttöliittymän kielisyyttä.

Käytön aloitus

Käyttöliittymän oikeasta kulmasta voit valita haluamasi vaihtoehdon. Palvelussa on neljä eri elementtiä 

Lisää uusi -painike lisää kohteen siihen kansioon joka on aktiivisena.

Kansio

Kansioiden avulla voidaan luoda hierarkkinen rakenne tarpeen mukaan. Kansiorakenteessa on ominaisuutena ”Superkansio” -mahdollisuus. Superkansiolla tarkoitetaan kansiorakennemallia, joka helpottaa esim. uusien työmaiden perustamista. Superkansio on valmis malli uudesta kansiorakenteesta siten että siihen voidaan luoda erityyppisiin tarpeisiin kansioita ja niihin valmiiksi tarvittavat päiväkirjat, pöytäkirjat ja mittarit. Superkansio luodaan erikseen ylläpidon kautta. Valinnalla "Tavallinen" voidaan luoda tyhjä kansio. 

Asiakirja

Asiakirja on nimensä mukaisesti kerran tapahtuvan asian kirjaamisen työväline. Tarpeeseen sopiva asiakirja valitaan avautuvasta listasta merkitsemällä ko. pöytäkirja ja klikkaamalla sivun alareunassa olevaa Lisää asiakirja -painiketta. 

Mittari

Mittarin avulla voit toteuttaa esim. TR-mittaukset rakennustyömaalla. Mittarin kuvaus tallennetaan raportiksi, jota ei voi muokata tallennuksen jälkeen muulta osin kuin mittauksessa määritettyjen tehtävien suoritusmerkinnöiden osalta. 

Päiväkirja

Päiväkirja on toistuvien samankaltaisten tapahtumien kirjaamiseen tarkoitettu työväline esim. rakennustyömaan päiväkirja. Päiväkirjan ominaisuutena on, että jokainen toistuva tapahtuma kirjataan uuteen sivuun. Esimerkiksi työmaapäiväkirjaan kirjataan päivän tapahtumat, työjohdon henkilöt, työntekijät, vastaanotettu materiaali, työmaan sen hetkinen vaihe yms. 

Dokumentoinnin toteutus

Kun tarpeeseen sopiva kansiorakenne ja niihin on sijoitettu tarpeelliset asiakirjat, päiväkirjat ja mittarit on toteutettu, voidaan aloittaa varsinainen tiedonkeruu ja dokumentointi. Palvelussa voidaan dokumentteja ylläpitää ns. lomakemuodossa, mutta ne voidaan tulostaa esim. asiakkaan tarpeita varten pdf -muotoon, joihin on lisätty yrityskohtainen ilme yrityslogon muodossa. Pdf -dokumenttiin tulostuu vain ne kohdat jotka on käsitelty kohteena olevassa dokumentissa. Esim. asiakirjan kohdat joita ei ole käsitelty dokumentoidussa kokouksessa eivät näy pdf -tulosteessa. 

Pdf -tulostuksen käynnistäminen tapahtuu painamalla lomakkeen alalaidassa olevaa PDF-kuvaketta. 

Tulostusasetukset

Tulostusasetukset asetetaan ja tallennetaan asiakirjakohtaisesti.

Kansilehti

Tulostetaan erillinen kansilehti. Kansilehdelle on mahdollista valita tulostuva kuva.

Sisällysluettelo

Tulostetaan sisällysluettelo.

Nimet ja aikaleimat

Aikaleimatietojen tulostaminen (nimi, pvm ja kellonaika).

Omistajan allekirjoitus

Tulostetaan asiakirjan omistajan tiedot. Omistajan tiedot määritellään käyttäjätiedoissa.

Aloita pääotsakkeet uudelta sivulta

pdf:lle tehdään sivunvaihto aina pääotsaketason vaihtuessa.

Liikkuminen palvelussa

Kotopron logoa painamalla päästään aloitussivulle.

Kansiotasolta toiselle voidaan siirtyä klikkaamalla haluttua kansiota kansiopolussa.

Muokkaa -painike

Muokkaa painikkeen avulla voidaan poistaa kohteita tai siirtää kohteita toiseen kansioon.

Kun muokkauspainiketta painetaan, riveille avautuu kolme toimintopainiketta.

Poista

Painettaessa Poista -painiketta ohjelma pyytää vielä vahvistamaan poiston.

Siirrä

Painettaessa Siirrä -painiketta avautuu ikkuna, jossa voidaan valita, mihin kansioon kohde siirretään. Klikkaamalla kansiota näytölle avautuu mahdolliset kansion alla oleva seuraava kansiotaso.

Kopioi

Kopioi -painikkeen avulla voidaan kopioida haluttu asiakirja. Kopioi -painikkeen painamisen jälkeen asiakirjan kopio avautuu näytölle.

Usean kohteen poisto tai siirto

Rivejä klikkaamalla vasemmalle puolelle tulee merkki, joka kertoo rivin valinnasta. Poisto- ja siirtovalinta -painikkeet siirtyvät rivien yläpuolelle. Painamalla joko Poisto- tai Siirto -painiketta, saadaan valitut rivit joko poistettua tai siirrettyä.

Haku

Aloitusivulla on hakukenttä, johon voi kirjoittaa vapaita hakusanoja asiakirjojen ja kansioiden löytämiseksi. Hakukenttään pitää kirjoittaa vähintään kolme merkkiä.